Multi-Form

PROCEDURA PRZYJMOWANIA I REALIZACJI ZAMÓWIEŃ ORAZ PŁATNOŚCI GOTÓWKOWYCH w MULTI-FORM II Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Tychach

Niniejsza Procedura określa zasady przyjmowania i dokumentowania zamówień, w szczególności w odniesieniu do przyjmowania płatności gotówką w sieci sklepów Multi-Form II Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, z siedzibą w Tychach, ul. Fabryczna 11, wpisaną do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy Katowice - Wschód w Katowicach, Wydział VIII Gospodarczy, pod numerem KRS 0000129102, kapitał zakładowy w wysokości 2.482.980,00 zł zł (dalej Multi-Form).

Niniejszy Regulamin obowiązuje wszystkich Pracowników we wszystkich sklepach Multi-Form.

I. Definicje

Klient - nabywca towarów i usług dostarczanych przez Multi-Form, a także osoba reprezentująca nabywcę, regulująca należność lub występująca o wystawienie faktury VAT.
Transakcja - czynność prawna lub faktyczna, na podstawie której dokonuje się przeniesienia własności (np. sprzedaży) wartości majątkowych (towarów);
Jednorazowa wartość transakcji - ogólna wartość należności określona w potwierdzonym zamówieniu/umowie zawartej pomiędzy przedsiębiorcami;
Umowa - zgodne porozumienie dwóch lub więcej stron określające ich prawa i obowiązki, przy czym umowa może zostać zawarta w formie ustnej lub pisemnej;
Zamówienie - dokument sporządzony przez Klienta i przesłany do Multi-Form w celu zakupu towarów oferowanych do sprzedaży przez Multi-Form (zawarcia umowy sprzedaży oferowanych towarów po akceptacji Multi-Form stanowi dowód zawarcia umowy);
Identyfikacja Klienta - dane, które pracownik Multi-Form ustala, na podstawie art. 36 ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu (Dz. U. 2018, poz. 723): a. w przypadku osób fizycznych: imię i nazwisko, obywatelstwo, PESEL lub w przypadku osoby nieposiadającej nr PESEL data urodzenia, państwo urodzenia, seria i numer dokumentu stwierdzającego tożsamość Klienta, adres zamieszkania, nazwa (firmy), NIP oraz adres główny miejsca wykonywania działalności gospodarczej; b. w przypadku osób prawnych lub jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej: nazwa firmy, forma organizacyjna, adres siedziby, adres prowadzenia działalności, NIP, a w jego braku państwo rejestracji, rejestr handlowy, numer i data rejestracji oraz dane identyfikacyjne, dotyczące osoby reprezentującej tę osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nie mającą osobowości prawnej, tj. imię i nazwisko, numer PESEL lub w przypadku osoby nieposiadającej nr PESEL data urodzenia, państwo urodzenia, c. w przypadku osób upoważnionych do działania w imieniu Klienta: imię i nazwisko, obywatelstwo, numer PESEL lub w przypadku osoby nieposiadającej nr PESEL data urodzenia, państwo urodzenia, seria i numer dokumentu stwierdzającego tożsamość.

II. Składanie i przyjmowanie zamówień

Zamówienia od Klientów przyjmowane są w formie pisemnej na dedykowane adresy e-mail lub bezpośrednio w salonach sprzedaży.
Dopuszczalna jest możliwość przyjęcia zamówienia w formie telefonicznej, jednak zamówienie złożone w ten sposób winno zostać potwierdzone przez Klienta lub pracownika Multi-Form, przyjmującego zamówienie telefoniczne, w formie pisemnej.
W przypadku Klientów dokonujących zakupu w sklepie firmowym, bezpośrednio ze stanu magazynowego, należy zarchiwizować Fakturę VAT oraz dokument WZ, z pominięciem dokumentowania zamówienia.
Zamówienia należy zapisywać w Panelu Zamówień Firmy Multi-Form w odpowiednim do tego dziale.
Po wprowadzeniu zamówienia do systemu, należy potwierdzić przyjęcie zamówienia do realizacji.
W przypadku gdy część zamówionego towaru jest niedostępna, wówczas Klient winien wskazać, czy: a. wstrzymuje realizację zamówienia do czasu dostępności wszystkich zamówionych towarów; b. wnosi o realizację dostawy brakujących towarów w okresie późniejszym, c. towary niedostępne usuwa z zamówienia.
W przypadku realizacji jednego zamówienia partiami, w sytuacji o której mowa w ust. 3 lit. b powyżej jednorazową wartość transakcji stanowi wartość całego zamówienia, bez względu na jego realizację partiami.
Zamówienia, Faktury VAT i dokumenty WZ winny być przechowywane i archiwizowane nie krócej niż przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku lub do czasu wygaśnięcia wszelkich ewentualnych roszczeń (zastosowanie ma termin dłuższy w danym stanie faktycznym).

III. Zasady płatności gotówką

Multi-Form nie akceptuje płatności gotówką za towary i usługi o wartości równej lub przekraczającej równowartość kwoty 15.000,00 zł (piętnaście tysięcy złotych 00/100), w odniesieniu do jednej transakcji, przy czym transakcje w walutach obcych przelicza się na złote według średniego kursu walut obcych ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień dokonania transakcji.
Przez jedną transakcję, o której mowa w ust. 1 powyżej należy rozumieć, jedno udokumentowane i potwierdzone Zamówienie na dostawę towaru lub usługi.
Niedopuszczalne jest dzielenie Zamówień, w celu obejścia zakazu, o którym mowa w ust. 1 powyżej. Przez dzielenie zamówień, należy rozumieć sytuację kiedy pomimo złożenia przez Klienta jednego zamówienia w ramach prowadzonej działalności, wystawianych zostaje kilka faktur VAT i dokumentów WZ, każda poniżej kwoty 15.000,00 zł (piętnaście tysięcy złotych).
W przypadku dokonania płatności gotówkowych w kwotach równych lub przekraczających równowartość 10.000,00 EUR, bez względu na ilość operacji, Klient jest zobowiązany na podstawie art. 35 ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu (Dz. U. 2018, poz. 723) do ujawnienia pracownikowi Multi-Form danych umożliwiających Identyfikację Klienta oraz do okazania dokumentów na ich potwierdzenie.
W sytuacji braku możliwości uzyskania informacji, wskazanych w ust. 6 powyżej, Multi Form nie przeprowadza transakcji lub rozwiązuje zawarte umowy, zgodnie z dyspozycją art. 41 ust. 1 ustawy z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu (Dz. U. 2018, poz. 723).

IV. Postanowienia końcowe